1. Personuppgiftsansvarig
Flodex AB, org.nr 559564-7594, Mandelgatan 7, 233 38 Svedala, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Frågor om dataskydd skickas till info@flodex.se.
2. Vilka vi behandlar uppgifter om
- Kunder och potentiella kunder, både privatpersoner och kontaktpersoner hos företag, föreningar och myndigheter
- Boende, hyresgäster och andra som berörs av ett uppdrag
- Kontaktpersoner hos försäkringsbolag, bostadsrättsföreningar, hyresvärdar och fastighetsägare
- Leverantörer och underentreprenörer
- Besökare på flodex.se och användare av kundportalen
- Personer som söker jobb hos oss
3. Vilka uppgifter vi behandlar
- Kontaktuppgifter: namn, adress, e-post och telefonnummer
- Identitetsuppgifter: personnummer, när det krävs för rotavdrag, kreditupplysning eller säker identifiering
- Fastighetsuppgifter: fastighetsbeteckning, lägenhetsnummer, upplåtelseform, ägarförhållande samt medgivanden från förening, hyresvärd eller ägare
- Uppdragsuppgifter: offerter, avtal, beställningar, ÄTA, korrespondens, tidplaner, arbetsorder, rapporter, mätvärden, provsvar och avfallsdokumentation
- Bilder: foton och filmer från arbetsplatsen som tas för dokumentation
- Ekonomiska uppgifter: fakturor, betalningar, betalningsanmärkningar, kreditupplysningar samt uppgifter om rotavdrag och omvänd moms
- Försäkringsuppgifter: skadenummer, försäkringsbolag och handläggare
- Tillträdesuppgifter: nyckelkvittenser, portkoder och larminformation
- Hälsouppgifter: endast allergier eller känsligheter som du själv lämnar inför sanering eller kemisk behandling, se punkt 5
- Kundportal: inloggningsuppgifter, godkännanden med tidpunkt och version av villkor, uppladdade filer och aktivitetsloggar
- Webbplatsen: IP-adress, enhets- och webbläsarinformation samt uppgifter från cookies, se punkt 11
- Rekrytering: CV, personligt brev, betyg, referenser och körkortsuppgifter
4. Ändamål och rättslig grund
| Ändamål | Rättslig grund |
|---|---|
| Ta fram offert, ingå och fullgöra avtal, planera och utföra arbetet | Avtal |
| Kommunicera med dig via e-post, SMS och kundportal | Avtal / berättigat intresse |
| Dokumentera arbetet med bilder, rapporter och egenkontroll | Avtal / rättslig förpliktelse / berättigat intresse |
| Bokföring, fakturering, rotavdrag och omvänd moms | Rättslig förpliktelse |
| Anmälan till Arbetsmiljöverket, avfallsrapportering och dokumentation av farligt avfall | Rättslig förpliktelse |
| Kreditupplysning före uppdrag | Berättigat intresse |
| Kontroll av behörighet och medgivanden från förening, hyresvärd eller ägare | Avtal / berättigat intresse |
| Hantera försäkringsärenden | Avtal / berättigat intresse |
| Driva in fordringar, hantera reklamationer, tvister och rättsliga anspråk | Berättigat intresse |
| Lämna uppgifter vid krav från myndighet eller tredje man om arbetet | Rättslig förpliktelse / berättigat intresse |
| Allergier och känsligheter inför behandling | Uttryckligt samtycke |
| Drift, säkerhet och felsökning av webbplats och kundportal | Berättigat intresse |
| Webbstatistik och marknadsföringscookies | Samtycke |
| Marknadsföring till befintliga kunder och företag | Berättigat intresse |
| Nyhetsbrev till privatpersoner som inte är kunder | Samtycke |
| Bilder i marknadsföring som inte identifierar dig eller fastigheten | Berättigat intresse |
| Rekrytering | Berättigat intresse / samtycke |
När grunden är berättigat intresse har vi gjort en intresseavvägning. Du har rätt att invända enligt punkt 9.
5. Hälsouppgifter
Uppgifter om allergier eller känsligheter lämnar du frivilligt för att vi ska kunna utföra sanering, ozonbehandling eller kemisk behandling säkert. Vi använder dem endast för det uppdraget och delar dem bara med personal och underentreprenörer som utför arbetet. Uppgifterna raderas när uppdraget är avslutat. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.
6. Personnummer
Vi behandlar personnummer endast när det är klart motiverat. Det gäller rotavdrag, där Skatteverket kräver det, kreditupplysning och säker identifiering, till exempel vid e-signering.
7. Vilka vi delar uppgifter med
Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar dem endast när det behövs för ändamålen ovan:
- Underentreprenörer som utför delar av uppdraget
- Försäkringsbolag i skadeärenden
- Bostadsrättsföreningar, hyresvärdar och fastighetsägare när det krävs för medgivande eller för att hantera krav, enligt våra allmänna villkor
- Myndigheter: Skatteverket, Arbetsmiljöverket, Naturvårdsverket, kommunens byggnadsnämnd och miljöförvaltning, polis och domstol
- Avfallstransportörer och avfallsmottagare för transportdokument och mottagning
- Kreditupplysningsföretag
- Inkassoföretag och finansbolag vid indrivning eller fakturaköp
- Revisor och redovisningsbyrå
- IT- och tjänsteleverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning (personuppgiftsbiträden):
- e-post och SMS
- ekonomi och fakturering
- säker lagring av filer och dokument
- e-signering och identifiering
- webbstatistik och annonsering (Google, se punkt 11)
Webbplatsen och kundportalen drivs av Flodex AB. Med samtliga personuppgiftsbiträden har vi personuppgiftsbiträdesavtal.
8. Överföring utanför EU/EES
Vi lagrar personuppgifter inom EU/EES. Google, som tillhandahåller webbstatistik och annonsmätning, kan behandla uppgifter i USA. Överföringen sker med stöd av EU–US Data Privacy Framework, eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler med kompletterande skyddsåtgärder.
9. Dina rättigheter
Du har rätt att:
- få information om och en kopia av de uppgifter vi har om dig (registerutdrag)
- få felaktiga uppgifter rättade
- få uppgifter raderade, när de inte längre behövs eller vi saknar rättslig grund
- begära att behandlingen begränsas
- invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, och alltid mot direktmarknadsföring
- få ut uppgifter du lämnat i ett maskinläsbart format (dataportabilitet)
- återkalla samtycke när som helst, utan att det påverkar behandling som redan skett
Begäran skickas till info@flodex.se. Vi svarar inom en månad. Vissa uppgifter kan vi inte radera, eftersom lag kräver att vi sparar dem, till exempel bokföring och avfallsdokumentation.
Du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.
10. Hur länge vi sparar uppgifterna
| Uppgifter | Lagringstid |
|---|---|
| Offerter som inte godkänts | 12 månader från offertdatum |
| Avtal, projektdokumentation, bilder och rapporter | 10 år efter avslutat uppdrag |
| Bokföringsmaterial och fakturor | 7 år efter utgången av det kalenderår materialet avser |
| Dokumentation av farligt avfall | Enligt avfallslagstiftningen, minst 3 år; som del av projektdokumentationen 10 år |
| Allergier och känsligheter | Raderas när uppdraget avslutas |
| Kreditupplysningar | Under kundrelationen, högst 12 månader |
| Konto i kundportalen | Så länge kontot används; raderas efter 24 månaders inaktivitet. Godkännanden sparas som avtalsdokumentation |
| Förfrågningar via kontaktformulär utan uppdrag | 12 månader |
| Loggar för drift och säkerhet | 90 dagar |
| Marknadsföring | Tills du avregistrerar dig, eller 24 månader efter senaste kundkontakt |
| Ansökningar | 6 månader efter avslutad rekrytering; längre med ditt samtycke |
12. Säkerhet
Vi skyddar uppgifterna med tekniska och organisatoriska åtgärder:
- krypterad överföring
- krypterad lagring
- behörighetsstyrning och loggning
- säkerhetskopiering
- tystnadsplikt för personal och underentreprenörer
Vid en personuppgiftsincident som innebär risk för dig informerar vi dig och IMY enligt lag.
13. Ändringar
Vi kan uppdatera policyn. Den senaste versionen finns alltid på flodex.se/integritetspolicy. Vid väsentliga ändringar informerar vi befintliga kunder via e-post eller kundportalen.
